Activités futures

Les activités futures sont des événements sans contact, tels que des réunions, des sessions de formation ou des congés, qui sont programmés en avance pour les agents. Ces activités réduisent la disponibilité des agents et sont prises en compte lors de la génération de planification. Lors de la génération d'une nouvelle planification, le générateur automatique de planification ne contourne pas les activités futures existantes, garantissant ainsi que les activités planifiées restent intactes.

Il est important de noter que la programmation de réunions sur des jours futurs peut être écrasée. Cela peut se produire lors de la génération d'un nouveau calendrier sur un jour où vous avez planifié une réunion. Pour éviter cela, utilisez Activités futures au lieu de Planificateur de réunion lorsque vous prévoyez de régénérer des calendriers.

Grille activités futures

La grille Activités futures répertorie toutes les activités futures créées après la mise à disposition de cette Page. Chaque ligne représente une activité ou une série d'Activités.

La grille comprend les colonnes suivantes :

• Activité- nom et couleur de l'activité.

• Durée- Date de début, date DE fin, heures de début et de fin, et total de minutes.

• Timezone- fuseau horaire utilisé pour les heures des activités.

• Répéter - fréquence à laquelle l'activité se produit (une fois ou selon un modèle récurrent).

• Dernière modification- Date de la dernière mise à jour de l'activité ou de la série.

• État- Indique si la création ou la mise à jour a réussi.

Cliquez sur le menu Actions (trois points verticaux) d'une ligne d'activité pour afficher ces options :

• Afficher- Ouvre une vue en lecture seule des détails de l'activité, y compris les dates, les heures, la récurrence et les employés assignés.

• Modifier- Vous permet de modifier la configuration de l'occurrence sélectionnée ou de l'ensemble de la série.

• **Supprimer-** Supprime l'occurrence sélectionnée ou toute la série des calendriers concernés.

Pour ajouter une activité future :

1. Cliquez sur le sélecteur d'applications et sélectionnez WFM.

2. Cliquez sur Gestionnaire de planification.

3. Cliquez sur Paramètres puis sélectionnez Activités futures.

4. Sélectionnez l'activité et définissez la durée.

5. Choisissez la Date de début et l'heure de la réunion, et définissez le Fuseau horaire.

6. Sélectionnez Répéter pour définir des réunions récurrentes.

   1. Sélectionnez la Fréquence. Il peut s'agir de Ponctuel,Quotidien ou Hebdomadaire.

      Si vous sélectionnez une réunion récurrente, vous recevrez un e-mail lorsque la programmation est terminée.

   2. Sélectionnez le schéma de récurrence et la Date DE fin. La date DE fin de la réunion ne peut pas être supérieure à 3 mois après la date de début de la réunion.

7. Cliquez sur Paramètres et sélectionnez les employés pour lesquels vous créez l'activité.

8. Cliquez sur horaire. L'activité sera ajoutée aux calendriers des employés.

   Vous pouvez créer une seule occurrence ou plusieurs occurrences en utilisant la récurrence.

Afficher une Activité future

1. Accédez à Gestionnaire de calendrier > Activités futures.

2. Locate l'activité dans la grille.

3. Cliquez sur le menu Actions, puis sélectionnez Voir.

   

   La boîte de dialogue Voir l'Activité future affiche le type d'activité, la durée, la date et l'heure de début, le Fuseau horaire, les Détails de la récurrence et les employés assignés.

   

Modifier une Activité future

Vous pouvez modifier une seule occurrence ou la série entière.

1. Accédez à Gestionnaire de calendrier > Activités futures.

2. Localisez l'activité dans la grille.

3. Cliquez sur le menu Actions et sélectionnez Modifier.

   

   

4. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Modifier cette occurrence- Modifiez uniquement l'instance sélectionnée.

   • Modifier toute la série- Appliquez les modifications à toutes les occurrences.

5. Remplissez les champs requis.

6. Cliquez sur Mettre à jour

   Si vous mettez à jour l'ensemble de la série après avoir modifié une Occurrence unique, les modifications apportées à cette Occurrence individuelle sont perdues. Toutes les Occurrences sont recréées en fonction de la configuration de la série.

Effacer une Activité future

1. Accédez à Gestionnaire de calendrier > Activités futures.

2. Localisez l'activité dans la grille.

3. Cliquez sur le menu Actions et sélectionnez supprimer.

   

   

4. Sélectionnez l'une des options suivantes :

   • Effacer cette occurrence

   • Effacer la série entière

5. Confirmer la suppression.

Les moments idéaux pour utiliser les activités futures sont les suivants :

• Vous avez déjà généré un calendrier et vous n'avez pas prévu de plan pour le régénérer.

• Vous n'avez pas encore généré de calendrier.

Utilisez le Planificateur de réunion lorsque vous avez déjà créé un calendrier et prévoyez de le régénérer. une fois générées, ces activités futures ne peuvent être modifiées ou supprimées qu'à l'aide de Gestionnaire de calendrier.

Choix entre le Planificateur de réunion et les Activités futures

Le planificateur de réunion et les Activités futures peuvent sembler similaires dans l'interface utilisateur, mais ils répondent à des objectifs distincts. Utilisez-les dans des scénarios différents :

Planificateur de réunion

Utilisez le Planificateur de réunion lorsque les équipes sont déjà générées et que vous souhaitez ajouter des réunions ad hoc en plus des équipes existantes.

Activités futures

Utilisez Activités futures lorsque les quarts de travail n'ont pas encore été générés et que vous souhaitez planifier des Activités en avance.

Reportez-vous au tableau ci-dessous pour une comparaison détaillée du comportement du Planificateur de réunion et des Activités futures avec la génération automatique de planification et les priorités :

Fonctionnalité	Quand utiliser	Fonctionne avec la Génération de planification automatique ?	Protected contre le contournement ?	Priorités d'activité appliquées ?
Planificateur de réunion	Lorsque des quarts de travail existent déjà et que vous souhaitez ajouter des réunions en plus de ceux-ci.	Non	Non (sera remplacé si des équipes de travail sont générées ultérieurement)	Non
Activités futures	Lorsqu'aucun quart n'existe encore et que vous souhaitez planifier des activités en avance.	Oui (priorités prises en compte)	Oui (les règles de priorité s'appliquent)	Oui

Règles d'Activité future partielle de la journée

Lors de l'utilisation de l'activité future de type partiel, les règles suivantes s'appliquent :

• Activité d'ouverture de shift - L'activité future a toujours la priorité et ne doit pas être écrasée.

• Activité de poste fermé-

  • L'activité ayant la priorité la plus élevée est prioritaire.

  • Si l'activité du quart de travail est de type Break ou Lunch, et que le quart de travail et les activités futures ont la même priorité, le type Break ou Lunch est alors privilégié.

  • Si l'activité du quart de travail n'est pas de Pause ou de type Déjeuner, alors l'activité future est privilégiée en cas de priorités égales.

Activités futures et gestion de la priorité

Lorsqu'une activité future chevauche une activité de poste existante après la génération de planification, le système utilise deux facteurs pour déterminer quelle activité est affichée :

• Priorité de l'activité

• Ouvert Attribut

Scénarios de chevauchement et Résultats

scénario	Activité future	activité de rotation	Résultat
1	Exact overlap	Pas de pause, Fermé	Priorité plus haute ou égale → Activité future conservée Priorité plus basse → Activité future supprimée
2	Chevauchement partiel, priorité inférieure	Pause, Priorité plus Élevée, Fermé	Activité future partiellement visible ; Pause entièrement visible
3.	Exact chevauchement, priorité inférieure	Pause, Priorité plus Élevée, Fermé	Activité future écrasée
4	Exact chevauchement, priorité égale	Pause, Fermé	Activité future écrasée
5	Chevauchement partiel, priorité plus élevée	Pause, Priorité plus basse, Fermé	Activité future entièrement visible ; Pause partiellement visible
6.	Chevauchement partiel, priorité égale	Pause, Fermé	Activité future partiellement visible ; Pause entièrement visible
7.	Exact overlap (toute priorité)	Pause, Open	Activité future non écrasée
8.	Exact overlap, priorité plus élevée	Pause, priorité inférieure, Fermé	Activité future non remplacée
9.	Chevauchement exact (priorité quelconque)	Pas en pause, Ouvert	Activité future non écrasée
dix	Chevauchement partiel	Pas de pause, Fermé	Priorité plus haute ou égale → Activité future entièrement visible Priorité plus basse → Activité future partiellement visible ; Poste entièrement visible
11.	Chevauchement (priorité quelconque)	Pause, Ouvert	Activité future entièrement visible ; Pause partiellement visible
12	Chevauchement (toute priorité)	Non Pause, Ouvert	Activité future entièrement visible ; Rotation partiellement visible

Considérations clés

• La priorité n'a d'importance que lorsque les deux activités sont marquées comme Fermé.

• Si l'activité de l'intervalle est Ouvert, l'Activité future est toujours privilégiée.

• Les chevauchements partiels peuvent entraîner la visibilité partielle des deux activités.

Limites

• La grille Activités futures affiche uniquement les Activités créées après que la Page centralisée est disponible. Les activités créées avant cela ne sont pas affichées.

• Après la mise à jour d'une occurrence unique, les données mises à jour peuvent ne pas être reflétées dans l'interface utilisateur, et d'autres modifications sur cette occurrence peuvent ne pas être prises en charge.

• Si vous mettez à jour la série entière après avoir modifié une seule occurrence, toutes les Occurrences sont recréées en fonction de la configuration de la série, et les modifications individuelles sont perdues.

Questions fréquemment posées (FAQ)